TÜRK YOĞUN BAKIM DERNEĞİ ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNERGESİ

TÜRK YOĞUN BAKIM DERNEĞİ ÇALIŞMA GRUPLARI YÖNERGESİ
A) TANIM:
Çalışma grupları, Türk Yoğun Bakım Derneği’nin (TYBD) çalışma alanına giren konularda, özellikle geleceğe yönelik politikaların belirlenmesi ve projelerin hazırlanması amacıyla Yönetim Kurulu’nun (YK) danışmanı olarak görev yapan kurullardır.
Çalışma grupları, herhangi bir idari yetki veya uygulama sorumluluğu taşımazlar. Hazırlanan projelerin, raporların ve önerilerin hayata geçirilmesi, TYBD Yönetim Kurulu’nun onayına bağlıdır.

B) KAPSAM:
Bu yönerge Türk Yoğun Bakım Derneği (TYBD) bünyesinde görev alan tüm çalışma gruplarının teşkili, çalışma kuralları, sorumlulukları, süreleri, sonlandırılması ile alakalı, kısaca tüm faaliyetleri ile alakalı temel kuralları belirlemektedir.
C) AMAÇ VE GÖREVLER:
Çalışma grupları, görev aldıkları alanda ülkemizde ve dünyada yaşanan gelişmeleri yakından izleyerek TYBD’nin ilgili konulardaki bilimsel, eğitsel ve politik faaliyetlerine katkı sunmayı amaçlar. Bu kapsamda:

• Gerekli bilgilerin toplanması, veri tabanları oluşturulması, dokümantasyonun yapılarak dernek arşivini oluşturur;
• Derneğin resmi politikasının/görüşünün oluşturulmasına yönelik raporlar hazırlar;
• Dernek üyeleri, diğer dernekler, hekimler, yoğun bakım hemşireleri, hastaneler, sağlık sigorta sistemleri, sağlık kural koyucuları ve diğer ilgili kuruluş-kişileri aktüel gelişmeler konusunda bilgilendirecek raporlar hazırlar;
• Konusu ile ilgili eğitim faaliyetlerini planlar. Bu faaliyetler kurs, sempozyum, kongre konuşması, panel vb şekillerde planlanabileceği gibi kitap, broşür, görsel eğitim materyali hazırlanması şeklinde de olabilir;
• Bu faaliyetlerde çalışma grubu başkanı yardımcı-koordinatör olarak görev alır. Çalışma grubu başkanı, önerilen eğitim etkinlikleri için kurs formatına uygun olarak bir kurs koordinatörü önerebilir. Önerilen kurs koordinatörünün ilgili çalışma grubunun üyesi olması zorunludur. Ayrıca, etkinlik formatına göre misafir öğretim görevlisi davet edilmesi için Yönetim Kurulu’na öneri sunabilir. Kurs koordinatör yardımcısı, ilgili kurs koordinatörü ve yönetim kurulu ile ortak hereket ederek çalışma gurubundan gelen öneri ve geri bildirimleri yönetim kurulu ve kurs koordinatörüne bildirir. Çalışma grubundan gelen kurs taleplerini ve değişken önerileri koordineli bir şekilde yönetim kurulu ve kurs koordinatörüne aktarır.
• Konusu ile alakalı ulusal çok merkezli anketler/araştırmalar planlayabilir veya planlanan/planlanmış ulusal/uluslararası çok merkezli anket/araştırmalara dernek/ülke olarak katılımı önerir.
• Gerçekleştirdikleri aktivitelerin sonuçlarını YK onayı sonrasında ulusal/uluslararası toplantılarda dernek adına sunabilir, ulusal/uluslararası dergilerde dernek adına yayınlayabilir (Ulusal sunu ve yayınlarda dernek kongreleri ve yayın organı öncelikli olarak düşünülmelidir; Bu yayınlarda yazar olarak Türk Yoğun Bakım Derneği ............. Çalışma Grubu ibaresi kullanılacak ve altında çalışma grubundan sorumlu YK üyesi ile birlikte çalışma grubunda o yayınla ilgili tüm üyelerinin isimleri yazılacaktır);
• Alanına giren konularda yayınlanmış uluslararası kılavuzları takip eder, bu konuda üyelerin bilgilendirilmesini sağlar, uluslararası kılavuzların Türkçeye çevrilip yayınlanması (TYBD web sayfası ve TYBD dergisinde) için gerekli tüm yasal gereklilikleri tamamlar;
• Alanına giren konularda ulusal klinik uygulama kılavuzları hazırlamak ve bunların ilgili yetkili merciler ile paylaşılarak ulusal uygulamasını sağlar;
• Konu ile ilgili diğer çalışma gruplarının YK aracılığı ile bilgilendirilmesini sağlar;
• Gerçekleştirdiği aktiviteler ile ilgili olarak dernek web sayfasında gerekli duyuruların yapılmasını YK aracılığı ile sağlar;
• TYBD’nin kongre, sempozyum vb diğer toplantılarında yer alması uygun olacağı düşünülen açıklamalar, konferanslar, paneller, kurslar hakkındaki önerilerini ve yaptığı planlamaları YK aracılığı ile ilgili çalışma gruplarına sunar;
• TYBD-YK’nun onayını almak kaydı ile başka dernekler veya kuruluşlar ile ortak çalışmalar yapar;
• Talep edildiğinde görev alanı ile ilgili konularda TYBD Yeterlilik Kurulu çalışmalarına ve Yeterlilik Sınavları’na gerekli katkıda bulunur;
• Gerektiğinde çalışma grubu içinde belli konulara özgü alt çalışma gruplarını YK onayı ile kurar.

D) Çalışma Gruplarının İşleyişi ve Genel Yapısı:

• TYBD bünyesindeki çalışma grupları aşağıdaki gibidir.

- Solunum Yetmezliği Çalışma grubu
- Yoğun Bakım Nefroloji Çalışma Grubu
- Anestezi ve Peri-operatif dönem Çalışma grubu
- Hemodinami Çalışma grubu
- Nöro-Yoğun Bakım Çalışma Grubu
- Veri Bilimi Çalışma Grubu
- Beslenme, Metabolizma, Rehabilitasyon ve Geriatri Çalışma Grubu
- Enfeksiyon ve Sepsis Çalışma Grubu
- Travma, Acil Durumlar ve Toksikoloji Çalışma Grubu
- Ultrason Çalışma Grubu
Yeni bir çalışma grubunun kurulması için en az 10 dernek üyesinin gerekli çalışma alanlarını da belirleyecek bir taslak yönerge ile YK’na başvurması gereklidir. Teklif edilen yeni çalışma grubunun yönergesi, mevcut ve aktif olarak çalışmakta olan herhangi bir çalışma grubunun çalışma konularını ihlal etmeyecek bir yönerge teklifi olmalıdır. Yeni çalışma grubunun kurulması konusundaki kararı TYBD-YK verir.
2. Çalışma grubu ilk kurulduğunda en az 10 üyeden oluşmalıdır. Çalışma grubu üyelerinin atanmasında dernek üyesi olmak, gönüllülük, konu ile ilgili tecrübe birikimi, dernek ve camia lehine projeler üretebilecek konumda olmak, çalışma grubu aktivitelerine gereken zamanı ayırmayı taahhüt etmek temel ilkelerdir.
3. Çalışma gruplarında, YK ve çalışma grubu tarafından uygun görülmesi durumunda başka meslek gruplarından temsilci/temsilciler bulunabilir.
4. Yeni kurulan çalışma grubunun başkanı,  çalışma grubu yürütme kurulu tarafından  oylama ile seçilir
5. Kongre, sempozyum ve diğer organizasyonlarda konu dağılım oranlarını belirlemede çalışma grubu üye sayıları göz önünde bulundurulacaktır ve etken faktör olacaktır.
6. Dernek üyeleri en fazla 3 çalışma grubuna katılabilir ve oy kullanabilirler. Dernek üyeleri en fazla 2 çalışma grubunda yürütme kurulu adayı olabilirler. Aynı anda sadece 1 çalışma grubu yürütme kurulunda aktif görev alınabilir.
7. Her çalışma grubu için başkan adayı o çalışma grubuna üye olmak zorundadır. Çalışma grubu yürütme kurulu adayları arasından seçimle kazanan çalışma grubunun başkanı olur. Bu seçim; YK tarafından belirlenecek sürede, elektronik ortamda ve şifre ile gerçekleştirilir. Tercihen alanında akademik faaliyetleri ile ulusal tanınırlığı ve saygınlığı olmalıdır.
8. Mevcut çalışma grupları yürütme kuruluna katılmak isteyen aday üyeler arasından seçimle en yüksek oy alan 4 üye çalışma grubunun Yürütme Kurulu’na dahil olur. Her bir Yürütme Kurulu 1 başkan, 1 başkan yardımcısı, 1 sekreter ve 1 üye, 1 sosyal medya temsilcisi, 1 genç grubu temsilcisi olmak üzere toplam altı (6) (6 üyeyi geçemez) üye ve o çalışma grubuna bağlı kursların kurs koordinatörlerinden oluşur.
9. Kurs koordinatörleri bağlı oldukları çalışma gruplarının yürütme kurulunun daimi üyesidir ve tüm toplantılara katılmakla yükümlüdür. Böylelikle çalışma grupları ile kurslar arasında koordinasyon ve bağlılığın ve de etkinliğin arttırılması sağlanır.
10. Yürütme kurulu belirlendikten sonra. Çalışma grubu başkanı birlikte çalışacağı sekreterini Yürütme Kurulu üyeleri arasından seçerek YK’ya en geç 1 (bir) hafta içinde teklif eder ve YK kararı ile atama yapılır. Benzer şekilde 4’lü yönetim kurulu 1 sosyal medya sorumlusu ve 1 genç Kurul temsilcisi için duyuruya çıkar. Adaylar arasından uygun olanı eleme yöntemleri/mülakatlar sonrası belirleyip 6’lı çalışma grubu YK’sı için genel yönetimin kurulunun onayını alır. Genç Kurul Temsilcisi tercihen öncelikle Genç Kurul Yönetim Kurulu (GK-YK) üyelerinden seçilir. Bu bağlamda GK-YK içinden seçilen kişi eğer çalışma grubuna dahil değilse direkt çalışma grubuna dahil edilir ve bu üyenin çalışma grubu üyelik sayısı 3’ü geçerse bir çalışma grubu üyeliği kendi belirleyeceği çalışma grubundan düşürülür.
11. Genç Kurul temsilcisinin Genç Kurul üyesi olması tercih nedenidir. GK-YK’dan bir aday çalışma grubuna dahil edilemezse, 37 yaş  ve altı GK-YK dışı üye çalışma grubuna dahil edilir. Sosyal medya temsilcisi günümüz sosyal medya ağına aşina ve iletişim becerilerinde iyi olması aranması gereken özelliklerdir.
12. İki yürütme kuruluna aday olan ve ikisinde de ilk 3’e seçilen bir aday olması durumunda kişinin tercihine bakılmaksızın önce başkan olabildiği yerde başkan, olamamışsa da en çok oy aldığı grupta yürütme kurulu üyesi olarak görev alır.
13. Yürütme Kurulu üyelerinden birinin belirli bir gerekçe ile oluşabilecek görev iadesinde grup üyeleri arasından alınan oy oranı ile belirlenmiş sıralamada en üstten başlanarak Yürütme Kuruluna görevlendirme yapılır. Üye bulunmaması durumunda Yürütme Kurulu adaylığı için aday olan dernek üyeleri arasında yeniden yapılacak elektronik oylama ile eksik olan Yürütme kurulu sayısı tamamlanır.
14. TYBD-YK üyeleri çalışma grupları yürütme kurullarına üye olamazlar. Daha önceden yürütme kurulunda bulunanların çalışma grubu yürütme kurulu üyelikleri; YK üyesi seçildikleri takdirde genel kurul sonrasında otomatik olarak düşer.
15. Bir üye en fazla iki dönem bir çalışma grubunda başkan olabilir. Aynı kişinin 3. Kez başkan seçilmesi durumunda seçimde en yüksek oy alan 2. üye başkanlık görevine getirilir. Basamaklı şekilde 4. Sıradaki üye yürütme kuruluna girer. Çalışma grupları 17-06-2025 tarihinde revize edildiği için, revizyon tarihinden önce ilgili çalışma gruplarında yer almış ve 2 kez başkan seçilmiş kişiler yeniden başkan seçilemez. Görevi sona eren yönetim kurulu başkanı isteği halinde Yürütme Kurulu’nda seçim şartı aranmaksızın 2 (iki) sene görev alabilirler. Bu durumdaki çalışma gruplarının yürütme kurulu üye sayısı yediyi geçemez.

E) Çalışma Gruplarının çalışma şekilleri ve prensipleri:

1- Her ÇG için, Yönetim Kurulu ile Yürütme Kurullarının eşgüdümünün sağlanması amacıyla, YK’nu temsilen bir YK üyesi belirlenir. Her yönetim kurulu üyesi birden fazla çalışma grubundan sorumlu olabilir, ancak aynı çalışma grubundan birden fazla YK üyesi sorumlu olamaz.
2- Çalışma grupları çalışmalarını her gruba özgü mail grupları ve WhatsApp grupları vasıtası ile yaparlar. Bu amaçla gerekli gruplar dernek tarafından oluşturularak üyelere bildirilir ve çalışma grubundan sorumlu YK üyesi de bu grupların üyesidir.
3- Gerekli görüldüğünde elektronik ortamda toplantılar yapılır. Bu konudaki teknik bilgi ve gerekli teknik desteği YK’nın çalışma grubundan sorumlu üyesinden temin edilebilir.
4- Gerek görüldüğünde Yürütme Kurulu TYBD-YK tarafından ilave yüz yüze toplantılar organize edilebilir.
5- Dijital ortamda veya yüz yüze toplantıların tutanakları çalışma grubu sekreterince katılanların isimlerini de içerecek şekilde yazılı tutanak haline getirilir.
6- Çalışma gruplarının Yürütme Kurul üyelerine veya çalışma grubundan sorumlu YK üyesine e-posta yolu ile yollanan yazıların kayda girmesi açısından dernek sekreterliğinin mail adresinin de eklenmesi (Cc- carbon copy) gerekmektedir.
7- Çalışma grupları hazırlayacakları taslak yönergeyi, çalışma grubu yönetmeliği ile çelişmeyecek ve başka çalışma gruplarının ilgi alanlarını ihlal etmeyecek şekilde kendi hizmet amaçlarına göre genişleterek/revize ederek en geç 1 ay içinde YK’na sunar. YK kararı sonrası ilgili çalışma grubu yönergesi işlerlik kazanır.
8- Çalışma gruplarının her türlü program/proje/aktiviteleri YK kararı sonrasında yürürlüğe girer.
9- Her çalışma grubunun aldığı kararlar ve aktiviteleri ilgili YK üyesi tarafından YK gündemine getirilir. Gerek duyulduğunda ilgili çalışma grubunun yürütme kurulu başkanı ve/veya üyeleri yapılan çalışmalar ile ilgili detaylı bilgi vermek üzere YK toplantılarına davet edilebilirler.
10- Çalışma grupları göreve başladıktan sonra her altı ayda bir hazırladıkları raporlar ile aktivitelerini yazılı olarak yönetim kuruluna iletirler.
11- Yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde ve/veya aciliyet teşkil eden durumlarda daha sık olarak rapor veya sunum talep edebilir.
12- Yönetim kurulu üyeleri kendilerine bağlı çalışma gruplarının çalışmalarını denetlemek, teşvik etmek, ilgili konularda periyodik raporların hazırlanmasını sağlamak, gerektiğinde çalışma gruplarının yürütme kurulu başkanlarının yönetim kurullarına katılımlarını sağlamakla yükümlüdür.
13- Yeni yönetim kurulları seçildiğinde, mevcut çalışma grupları gerçekleştirdikleri aktiviteleri, mevcut durumu ve devam eden aktivitelerini bir rapor halinde yeni yönetim kuruluna sunarlar. Çalışma grubunun Yürütme Kurulu başkanının görevi sona erdiğinde faaliyet dönemine ait yapılmış olan çalışmalar, halen devam etmekte olan çalışmalar ve ileriye yönelik planlamalar ile ilgili bir raporu hem yönetim kuruluna hem de yeni gelen Yürütme Kurulu başkanına sunar.

Çalışma grupları için örnek kurs başlıkları (Başlıklar kesin değil örnek olmaları için belirtilmiştir)

F) Çalışma grubunun görev süreleri ve seçim zamanı
1- Yeni kurulacak bir çalışma grubunun Yürütme Kurulu başkanının (Kurucu başkan) çalışma süresi 2 yıldır.
2- Kurucu başkan sonrasında seçilen çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanlarının çalışma süreleri 2 (iki) yıldır.
3- Çalışma grubunun tüm kurullarındaki üyelerin çalışma süresi 2 yıldır. Bu süre yönetim kurulunun görev süresi ile eş zamanlıdır.
4- Çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanının görevi sona erdiğinde faaliyet dönemine ait yapılmış olan çalışmalar, halen devam etmekte olan çalışmalar ve ileriye yönelik planlamalar ile alakalı bir raporu hem yönetim kuruluna hem de yeni gelen çalışma grubu başkanına sunar.
5- Çalışma grubu Yürütme Kurulu başkanlığından ayrılan bir dernek üyesi başka bir çalışma grubunda kurul üyesi /sekreter/başkan olarak çalışmaya başlayabilir. Yeni grupta göreve başlamak için bununla ilgili yukarıda belirtilmiş olan kurallar geçerlidir.
6- Çalışma grupları mevcut grupların yüklendiği fonksiyonlar göz önüne alınarak tamamen sonlandırılabilir veya devamında fayda görülürse YK tarafından yeniden oluşturulabilir.

G) Yetki ve Sorumluluklar:
1- Çalışma grupları her yılın başında yıllık çalışma takvimini hazırlar ve bu takvimi TYBD-YK’nın onayına sunar.
2- TYBD Çalışma Gruplarının faaliyetleri için ihtiyaç duyacağı bütçe, hazırlamış oldukları raporlar TYBD-YK’nın uygun görmesi halinde TYBD tarafından sağlanır.
3- Büyük projelerde mali kaynak yaratılması ile ilgili teklifler çalışma grubu tarafından planlanarak yönetim kuruluna sunulur ve yönetim kurulu kararı ile aktive edilir.
4- TYBD Çalışma Grubu, başka dernek ya da kuruluşlarla ilişkilerini TYBD Yönetim Kurulu aracılığıyla sağlar. TYBD Yönetim Kurulu, gerekirse bu ilişkileri kurmak, geliştirmek ve düzenlemek için Çalışma Grubu’na, TYBD adına yetki verebilir.
5- Çalışma Grubu’nca hazırlanan yayın etkinlikleri, TYBD Yönetim Kurulu'nun onayı alındıktan ve Dernek yayın ilkeleri çerçevesinde biçimlendirildikten sonra TYBD'nin resmi yayını niteliği kazanır ve yayımlanabilir.
H) Denetleme:
1- Çalışma gruplarının hazırlayacakları yıllık faaliyet raporu TYBD-YK tarafından incelenir ve uygun görüldüğü takdirde onaylanır.

İ) Yürürlülük:
1- Çalışma Grubu’nun revize çalışma yönergesi, TYBD yönetim kurulu 17.06.2025 tarihli toplantısında görüşülerek kabul edilmiş olup ve bu tarihten itibaren geçerlidir.
2- TYBD Yönetim Kurulu; genel kurul tarafından onaylanıncaya kadar Çalışma Grupları Yönergesi’nde değişiklik yapma yetkisine sahiptir.
3- Bu çalışma yönergesi TYBD yönetim kurulu başkanı tarafından yürütülür.